TERMENI ȘI CONDITII DE UTILIZARE DR. FORMS

1.1. Prezenta secțiune reglementează exclusiv condițiile de utilizare a site-ului web de prezentare drforms.ro (denumit în continuare „Site-ul”), administrat de Medisoft S.R.L. Aceste reguli se aplică tuturor vizitatorilor Site-ului, indiferent dacă aceștia își creează sau nu un cont în Aplicația Dr. Forms.

1.2. Accesarea, navigarea și utilizarea Site-ului constituie acceptarea expresă și necondiționată a acestor Termeni și Condiții. Vizitatorii care nu sunt de acord cu aceste prevederi au obligația de a părăsi Site-ul imediat.

2.1. Site-ul are un rol strict informativ și comercial, având scopul de a prezenta funcționalitățile software-ului Dr. Forms, planurile tarifare și de a facilita contactul comercial.

2.2. Avertisment Medical: Niciun text, articol, grafic sau material prezentat pe drforms.ro nu constituie sfat medical, diagnostic sau recomandare de tratament. Site-ul este destinat prezentării unei soluții software B2B (Business-to-Business) pentru profesioniștii din domeniul sănătății, iar Medisoft S.R.L. nu oferă servicii medicale.

3.1. Întregul conținut al Site-ului, incluzând dar fără a se limita la: texte, grafică, logo-uri, butoane, elemente de interfață (UI/UX), cod sursă, imagini, clipuri video și structura bazei de date, reprezintă proprietatea exclusivă a Medisoft S.R.L. și este protejat de Legea nr. 8/1996 privind dreptul de autor și drepturile conexe.

3.2. Vizitatorilor le este strict interzis:

a) Să copieze, reproducă, distribuie, modifice sau să creeze opere derivate din conținutul Site-ului fără acordul prealabil, în scris, al Medisoft S.R.L.

b) Să utilizeze tehnici de extracție automată a datelor (de tip web scraping, crawling, data mining) pentru a prelua informații, oferte sau structuri de pe Site.

c) Să utilizeze logo-ul sau denumirea „Dr. Forms” în asocieri care ar putea crea confuzie pe piață sau ar putea denigra imaginea companiei.

4.1. Vizitatorul se obligă să utilizeze Site-ul exclusiv în scopuri legale și legitime.

4.2. Sunt strict interzise următoarele acțiuni:

a) Utilizarea formularelor de contact pentru a trimite mesaje nesolicitate (SPAM), materiale publicitare, ofensive, defăimătoare sau ilegale;

b) Orice tentativă de a testa vulnerabilitatea sistemelor tehnice (ex. atacuri de tip DDoS, SQL Injection, introducerea de viruși sau cod malițios);

c) Obscurizarea, modificarea sau înlăturarea oricăror notificări privind drepturile de autor afișate pe Site.

4.3. Medisoft S.R.L. își rezervă dreptul de a bloca accesul oricărei adrese IP care desfășoară activități suspecte sau malițioase, și de a sesiza organele de urmărire penală competente.

5.1. Site-ul este oferit „așa cum este” (as is) și „în măsura disponibilității” (as available). Medisoft S.R.L. nu garantează că accesul la Site va fi neîntrerupt, lipsit de erori sau că serverul care îl găzduiește este complet lipsit de viruși (deși aplicăm măsuri de securitate de top).

5.2. Ne rezervăm dreptul de a suspenda temporar sau de a modifica oricând structura, conținutul sau funcționalitățile Site-ului, din motive de mentenanță sau actualizare, fără o notificare prealabilă și fără a putea fi trași la răspundere pentru eventualele neplăceri cauzate.

5.3. Informațiile privind funcționalitățile aplicației și prețurile afișate pe Site au caracter de prezentare. Oferta finală și condițiile exacte de utilizare a aplicației sunt guvernate de Contractul/Abonamentul efectiv (Secțiunea I) încheiat la momentul creării contului.

6.1. Site-ul poate conține legături (link-uri) către pagini web aparținând unor terțe părți (ex. rețele de socializare, parteneri, procesatori de plăți precum Stripe).

6.2. Aceste link-uri sunt furnizate exclusiv pentru comoditatea vizitatorului. Medisoft S.R.L. nu exercită niciun control asupra acestor site-uri și nu își asumă responsabilitatea pentru conținutul, politicile de confidențialitate sau practicile de securitate ale acestora.

7.1. Orice date cu caracter personal furnizate prin intermediul Site-ului (ex. prin formularul de contact) sunt prelucrate în conformitate cu Politica de Confidențialitate a Site-ului.

7.2. Detalii privind utilizarea tehnologiilor de tracking și a fișierelor de tip cookie sunt reglementate în Politica de Cookie-uri afișată pe Site.

8.1. Prezenții Termeni și Condiții pentru Site se completează cu dispozițiile legale în vigoare din România.

8.2. Orice litigiu apărut în legătură cu utilizarea site-ului de prezentare drforms.ro se va soluționa pe cale amiabilă. În cazul în care acest lucru nu este posibil, competența revine instanțelor judecătorești de la sediul Medisoft S.R.L.

Prezentul document stabilește cadrul juridic obligatoriu și condițiile de utilizare ale platformei digitale Dr. Forms

1.1. Prestatorul: Platforma „Dr. Forms” (numită în continuare „Aplicația” sau “Serviciul”) este deținută și administrată de MEDISOFT SRL , cu sediul în str. Ana Ipatescu nr. 3, Focsani, VN, înmatriculată la Registrul Comerțului sub nr. J2025066643008, CUI 52441930, reprezentată prin Voicu Ștefan, în calitate de administrator și asociat, denumită în continuare „Prestatorul”.

1.2. Utilizatorul: Orice persoană fizică ce exercită o profesie medicală (medic, asistent) sau orice persoană juridică (clinică, spital, cabinet medical individual) care își creează un cont pe platformă și utilizează serviciile Dr. Forms în scop profesional, denumită în continuare „Utilizatorul”.

1.3. Obiectul Contractului: Obiectul prezentului document este furnizarea accesului la platforma de tip SaaS (Software as a Service) „Dr. Forms”. Serviciul constă în punerea la dispoziție a unui instrument de asistență bazat pe Inteligență Artificială, conceput pentru a transcrie înregistrări audio ale interacțiunilor medic-pacient și a genera automat formulare medicale structurate (fișe de consultație, scrisori medicale, rapoarte etc.).

1.4. Natura Serviciului: Utilizatorul înțelege că Dr. Forms este un instrument de productivitate și suport administrativ, nu un dispozitiv medical și nici un înlocuitor pentru expertiza clinică a medicului. Contractul guvernează accesul la interfață, procesarea datelor prin IA și stocarea temporară a documentelor rezultate.

1.5. Acceptarea Termenilor: Crearea unui cont, accesarea platformei sau utilizarea oricărei funcționalități a acesteia constituie o acceptare deplină și necondiționată a prezentului Contract. Dacă Utilizatorul nu este de acord cu oricare dintre clauze, acesta are obligația de a înceta imediat utilizarea Serviciului.

1.6. Capacitatea de a Contracta: Utilizatorul declară că are dreptul legal de a încheia acest acord, că deține toate avizele necesare exercitării profesiei medicale și că nu utilizează Serviciul în scopuri care ar putea încălca legislația din România sau reglementările europene.

1.7. În cuprinsul prezentului document, următorii termeni vor fi interpretați după cum urmează:

Validare: Acțiunea umană finală prin care Utilizatorul confirmă corectitudinea datelor generate de IA înainte ca acestea să fie utilizate în dosarul medical.

Utilizator (sau “Beneficiar”): Persoana fizică (medic, asistent medical) sau entitatea juridică (clinică, spital, cabinet medical individual) care utilizează Aplicatia.

Pacient: Persoana fizică vizată, beneficiară a actului medical, ale cărei date (inclusiv voce și informații privind starea de sănătate) sunt colectate și procesate prin intermediul Aplicației.

Aplicația (sau “Serviciul”): Reprezintă soluția software „Dr. Forms”, accesibilă prin interfață web sau mobilă, care utilizează algoritmi de procesare a limbajului natural pentru a asista personalul medical.

Înregistrare Audio: Fișierul de date captat prin intermediul microfonului dispozitivului Utilizatorului, conținând conversația dintre medic și pacient, care servește drept materie primă pentru procesarea AI.

Inteligență Artificială (IA): Tehnologia bazată pe modele de limbaj, furnizată în principal prin infrastructura OpenAI, utilizată pentru a înțelege contextul medical și a organiza informația nestructurată.

Date Biometrice: Datele cu caracter personal rezultate din tehnici de prelucrare specifică (vocea înregistrată), care permit sau confirmă identificarea unică a unei persoane fizice.

Formular Medical: Documentul structurat (în format text, PDF sau JSON) generat de Aplicație în urma transcrierii și analizării Înregistrării Audio, care poate include: anamneza, examenul clinic, recomandările sau diagnosticul.

Date cu Caracter Personal: Orice informație privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (Pacient sau Utilizator), conform definiției din GDPR.

Licență (sau „Abonament”): Reprezintă dreptul limitat, neexclusiv, netransmisibil și revocabil de accesare și utilizare a funcționalităților Aplicației Dr. Forms, acordat de către Prestator Utilizatorului în schimbul achitării unei contravalori (taxă de abonament).

2.1. Calitatea de Utilizator: Accesul la serviciile Dr. Forms este rezervat exclusiv profesioniștilor din domeniul sănătății (medici, asistenți, personal administrativ autorizat) și entităților juridice care furnizează servicii medicale (clinici, spitale, cabinete). Prin crearea contului, Utilizatorul garantează că deține dreptul legal de a exercita profesia de medic sau de a reprezenta unitatea medicală conform legislației române în vigoare. Utilizatorul detine calitatea de Operator de Date cu Caracter Personal in raport cu Pacientul.

2.2. Acordarea Licenței: Prestatorul acordă Utilizatorului o licență limitată, neexclusivă, netransmisibilă și revocabilă de a accesa și utiliza Aplicația Dr. Forms. Această licență este acordată strict în scopul facilitării activității medicale proprii, prin digitalizarea procesului de completare a formularelor și fișelor medicale.

2.3. Accesul de Grup (Contul de Clinică). În cazul în care Beneficiarul este o Unitatate Medicală, aceasta are dreptul de a crea sub-conturi pentru personalul său autorizat. Unitatea Medicală își asumă întreaga responsabilitate pentru:

• Instruirea personalului privind utilizarea conformă a aplicației și a tehnologiei AI.
• Monitorizarea accesului și revocarea drepturilor de utilizare pentru angajații/colaboratorii care își încetează activitatea în cadrul unității.
• Toate acțiunile întreprinse în aplicație de către sub-utilizatorii alocați contului principal.

2.4. Responsabilitatea Profesională: Dreptul de utilizare nu transferă răspunderea actului medical către Prestator. Utilizatorul rămâne singurul responsabil pentru:

• Validarea finală a conținutului generat de IA înainte de integrarea acestuia în dosarul medical oficial;
• Asigurarea confidențialității în timpul înregistrării audio, astfel încât să nu fie captate date ale altor persoane în afara Pacientului vizat;
• Menținerea securității dispozitivelor de pe care accesează licența Dr. Forms.

2.5. Securitatea Contului. Fiecare Utilizator este responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor de acces (email și parolă). Este strict interzisă partajarea aceluiași cont individual de către mai mulți medici. Pentru clinici, fiecare medic colaborator trebuie să dețină propriul său profil de utilizator pentru a asigura trasabilitatea actului medical.

2.6. Limitele Dreptului de Utilizare: Utilizatorul se obligă să utilizeze Aplicația în limitele stabilite prin prezentul document. Sunt strict interzise:

• Sublicențierea, vânzarea, închirierea sau distribuirea accesului către terți care nu fac parte din organizația medicală declarată;
• Utilizarea Aplicației pentru a procesa date audio fără a deține un temei legal (consimțământ) valid din partea Pacientului;
• Orice tentativă de a decompila, copia codul sursă sau de a eluda măsurile de securitate ale Aplicației sau ale sub-împuterniciților (OpenAI, AWS).

3.1. Eligibilitatea Utilizatorilor: Serviciile Dr. Forms sunt adresate exclusiv persoanelor care îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

• Au capacitate deplină de exercițiu și au împlinit vârsta de 18 ani;
• Dețin calitatea de profesionist în domeniul sănătății (medic, asistent medical, operator de servicii medicale) cu drept de practică activ, conform legislației române;
• Reprezintă o unitate medicală (S.R.L., C.M.I., S.C.M., Spital) înregistrată legal și autorizată să prelucreze date cu caracter personal privind starea de sănătate.

3.2. Procedura de Înregistrare: Crearea contului se realizează prin furnizarea unor date de identificare corecte și complete (nume, prenume, specialitate medicală, Cod Numeric Personal -CNP, Cod Unic de Identificare a Medicului – CUIM sau CUI unitate medicală, adresă de e-mail). Utilizatorul declară pe propria răspundere că informațiile furnizate sunt reale și se obligă să le actualizeze ori de câte ori intervin modificări.

3.3. Mecanismul de Consimțământ: Finalizarea procesului de înregistrare și crearea efectivă a contului sunt condiționate tehnic de parcurgerea și acceptarea explicită a prezentului document și a Politicii de Confidențialitate (GDPR).

• Utilizatorul își exprimă acordul neechivoc prin bifarea activă a căsuței „Accept Termenii și Condițiile și Politica de Confidențialitate”.
• Această acțiune reprezintă semnătura electronică a Utilizatorului și echivalează cu încheierea contractului la distanță între Părți. În absența acestei bifări, accesul la funcționalitățile Dr. Forms este restricționat total.

3.4. Verificarea Identității: Prestatorul își rezervă dreptul, dar nu și obligația, de a verifica autenticitatea datelor furnizate (ex. verificarea în Registrul Medicilor). În cazul în care există suspiciuni privind calitatea de profesionist medical a unui Utilizator, Prestatorul poate solicita documente doveditoare suplimentare sau poate suspenda contul până la clarificarea situației.

3.5. Securitatea Contului și Credențialele: Contul de utilizator este strict personal și netransmisibil. Utilizatorul este singurul responsabil pentru menținerea confidențialității parolei și a datelor de acces. Orice activitate desfășurată prin intermediul contului este prezumată a fi efectuată de către Utilizator. În cazul în care Utilizatorul suspectează o utilizare neautorizată sau un incident de securitate, acesta are obligația de a notifica imediat Prestatorul la adresa de contact indicată.

3.6. Interdicția Partajării Contului: Este strict interzisă partajarea acelorași credențiale de acces între mai mulți medici sau angajați. Pentru unitățile medicale complexe, se vor utiliza pachete de abonament personalizate care permit crearea de conturi individuale (sub-utilizatori), pentru a asigura trasabilitatea prelucrării datelor medicale conform normelor GDPR.

4.1. Consimțământul digital: Prezentul document constituie o ofertă publică de a contracta. Acceptarea acestei oferte se realizează prin acțiunea conștientă și voluntară a Utilizatorului de a bifa căsuța interactivă marcată cu textul „Am citit și accept Termenii și Condițiile, precum și Politica de Confidențialitate (GDPR)” în cadrul procesului de creare a contului.

4.2. Caracterul obligatoriu: Bifarea căsuței menționate la art. 4.1 reprezintă o manifestare neechivocă de voință și echivalează cu o semnătură electronică simplă, conform legislației în vigoare. Din acest moment, între Prestator și Utilizator se consideră încheiat un contract la distanță, cu forță juridică deplină, producând efecte pe toată durata existenței contului de utilizator.

4.3. Accesul condiționat: Mecanismul tehnic al Aplicației este configurat astfel încât procesul de înregistrare să nu poată fi finalizat în absența bifării acceptului. Utilizatorul recunoaște că nu poate invoca necunoașterea prezentelor prevederi atât timp cât a finalizat crearea contului și a accesat serviciile Dr. Forms.

4.4. Proba consimțământului: Prestatorul va stoca în format electronic (log-uri de sistem) dovada acceptării Termenilor și Condițiilor de către fiecare Utilizator, incluzând adresa IP, data și ora exactă la care a fost bifat acceptul. Aceste înregistrări vor constitui probă deplină în cazul unui litigiu privind existența sau conținutul contractului.

4.5. Actualizarea Termenilor:

• Prestatorul își rezervă dreptul de a modifica sau actualiza Termenii și Condițiile pentru a reflecta schimbări legislative, tehnologice (în special privind IA) sau ale modelului de business.
• În cazul unor modificări substanțiale, Utilizatorul va fi notificat prin e-mail sau printr-o fereastră de tip pop-up la următoarea autentificare în Aplicație.
• Continuarea utilizării Dr. Forms după momentul notificării modificărilor echivalează cu acceptarea tacită a noii versiuni. Dacă Utilizatorul nu este de acord cu modificările, acesta are obligația de a înceta utilizarea Aplicatiei și de a solicita ștergerea contului.

Definirea Serviciului: Prestatorul furnizează Utilizatorului o licență de utilizare non-exclusivă și limitată a platformei SaaS (Software as a Service) „Dr. Forms”. Serviciul reprezintă un ecosistem digital de asistență administrativă compus din următoarele funcționalități integrate:

A. Captarea și Prelucrarea Datelor Audio: Facilitarea înregistrării în timp real sau încărcării de fișiere audio conținând interacțiuni clinice. Această etapă include pre-procesarea sunetului pentru optimizarea calității înainte de analiză.

B. Transcrierea Automată: Conversia semnalului audio în text brut prin utilizarea modelelor de recunoaștere vocală, optimizate pentru terminologia medicală în limba română și alte limbi suportate.

C. Structurarea și Sinteza IA: Prelucrarea textului brut prin intermediul algoritmilor de Inteligență Artificială (modele de limbaj mari – LLM) în scopul extragerii informațiilor relevante și organizării acestora în câmpuri structurate (ex: Motivele prezentării, Anamneză, Examen clinic, Diagnostic prezumtiv, Plan terapeutic).

D. Generarea Formularului Medical : Producerea unui document digital (dosar medical de medicina muncii, formular de ecogragfie, fișă de consultație, scrisoare medical etc.) bazat pe șabloane predefinite sau personalizate, gata pentru revizuire.

E. Gestionarea și Exportul Datelor: Punerea la dispoziție a unei interfețe securizate pentru vizualizarea, editarea manuală, stocarea temporară și descărcarea formularelor generate în formate compatibile (PDF, Word sau integrare API).

5.1. Dreptul de Proprietate al Prestatorului: Aplicația Dr. Forms, incluzând, dar fără a se limita la: codul sursă, design-ul interfeței (UI/UX), bazele de date, algoritmii de procesare, elementele grafice, logo-urile, mărcile comerciale și documentația tehnică, reprezintă proprietatea exclusivă a Prestatorului și sunt protejate prin legislația privind drepturile de autor și proprietatea intelectuală (Legea nr. 8/1996).

5.2. Natura Licenței: Prestatorul acordă Utilizatorului o licență de utilizare de tip SaaS (Software as a Service), cu următoarele caracteristici:

• Neexclusivă: Prestatorul poate acorda licențe similar oricăror alți utilizatori;
• Netransmisibilă: Utilizatorul nu poate vinde, închiria sau sublicenția accesul la Aplicație către terți;
• Revocabilă: Licența încetează automat în cazul neplății Abonamentului sau al încălcării prezentului contract.

5.3. Proprietatea asupra Datelor Introduse: Utilizatorul sau, după caz, Pacientul rămâne proprietarul deplin al datelor medicale și al informațiilor furnizate în cadrul Înregistrărilor Audio. Prestatorul nu dobândește niciun drept de proprietate asupra conținutului medical generat, ci doar un drept de procesare tehnică necesar pentru furnizarea Serviciului.

5.4. Proprietatea asupra Formularului Generat: Rezultatul final (Formularul Medical structurat) aparține Utilizatorului, acesta având dreptul de a-l descărca, arhiva sau integra în dosarul medical al Pacientului. Totuși, structura, design-ul și modelul (template-ul) formularului rămân proprietatea intelectuală a Dr. Forms.

5.5. Restricții de Utilizare: Utilizatorului îi este strict interzis:

• Să încerce copierea, modificarea, adaptarea, traducerea sau crearea de opere derivate bazate pe Aplicație;
• Să utilizeze tehnici de tip reverse engineering, decompilare sau dezasamblare a software-ului;
• Să extragă date în mod automatizat (scraping) pentru a antrena alte modele de inteligență artificială concurente;
• Să elimine orice mențiune privind drepturile de autor sau mărcile înregistrate de pe documentele generate de Aplicație.

5.6. Drepturile Terților (OpenAI/AWS): Utilizatorul recunoaște că anumite componente tehnice ale Serviciului sunt proprietatea intelectuală a partenerilor tehnologici (OpenAI, AWS). Utilizarea acestora prin intermediul Dr. Forms se face cu respectarea termenilor impuși de acești furnizori de infrastructură.

6.1. Natura Tehnologiei: Dr. Forms utilizează modele avansate de procesare a limbajului natural (NLP) furnizate prin interfața de programare (API) a OpenAI. Această tehnologie are rolul de a converti Înregistrarea Audio în text și de a extrage entitățile medicale relevante pentru a le introduce în Formularul Medical Digital.

6.2. Principiul Fidelității: Algoritmii utilizați sunt configurați să acționeze exclusiv ca un instrument de transcriere și structurare a informației. Utilizatorul acceptă și înțelege că:

• Tehnologia IA extrage informațiile exact așa cum apar în conversație, fără a adăuga opinii medicale, fără a sugera diagnostice și fără a modifica sensul clinic al interacțiunii;
• Orice informație care nu a fost verbalizată în timpul înregistrării nu va fi generată „din oficiu” de către Aplicație.

6.3. Politica privind Antrenarea Modelelor: Prestatorul garantează că utilizează versiuni comerciale/enterprise ale API-ului OpenAI. În conformitate cu acordurile tehnice stricte:

• Datele transmise de Dr. Forms către OpenAI NU sunt utilizate de către OpenAI pentru a antrena, îmbunătăți sau optimiza modelele lor de limbaj;
• Datele sunt procesate tranzitoriu, fiind supuse unei politici de retenție zero (Zero Data Retention) sau unei stocări limitate strict la durata procesării tehnice. În baza contractului încheiat între MEDISOFT SRL și OpenAI, datele vor fi șterse automat de către OpenAI, după ce acestea au fost procesate (Zero Data Retention).

6.4. Limitări Tehnice și „Halucinații”: Deși tehnologia AI este de înaltă precizie, Utilizatorul recunoaște că sistemele de inteligență artificială pot genera uneori erori de interpretare, omisiuni sau „halucinații” (informații care par veridice, dar sunt incorecte). Din acest motiv, Serviciul este furnizat ca un instrument de asistență, nu ca o sursă de adevăr absolut.

6.5. Validarea Obligatorie (Human-in-the-loop): Conform legislației privind deciziile automatizate, nicio fișă medicală generată de Dr. Forms nu are valoare juridică sau medicală fără intervenția și validarea umană. Utilizatorul are obligația legală:

• Să revizuiască integral textul generat de IA;
• Să corecteze orice eventuală eroare de transcriere sau structurare;
• Să valideze formularul final prin semnătură (electronică sau olografă, după caz), asumându-și întreaga responsabilitate pentru conținutul acestuia.

6.6. Calitatea Înregistrării: Utilizatorul înțelege că acuratețea rezultatului depinde direct de calitatea semnalului audio. Zgomotul de fond, dicția neclară sau utilizarea unor termeni arhaici/extrem de rari pot afecta capacitatea de procesare a IA-ului, aspect pentru care Prestatorul nu poate fi tras la răspundere.

6.7. Retenția și Ștergerea Datelor

6.7.1. Înregistrările Audio brute: În conformitate cu principiul „reducerii la minimum a datelor” (data minimization), înregistrările audio captate sunt utilizate exclusiv pentru procesarea imediată. Acestea sunt șterse automat și ireversibil de pe serverele de procesare imediat ce Formularul Medical a fost generat și validat de către Utilizator (sau după un termen tehnic de maximum 48 de la captare, în cazul în care validarea nu are loc imediat). Prestatorul nu păstrează copii de rezervă ale fișierelor audio după acest interval.

6.7.2. Datele Text (Formularele Medicale): Formularele medicale structurate rezultate în urma procesării vor fi păstrate în baza de date securizată a Aplicației pe toată durata de valabilitate a Abonamentului Utilizatorului, pentru a permite acestuia accesul, editarea și descărcarea documentelor.

6.7.3. Ștergerea la cerere sau la încetarea contractului:

• Utilizatorul poate solicita ștergerea oricărui formular sau înregistrare în orice moment, acțiunea fiind definitivă.
• La încetarea raporturilor contractuale (prin ștergerea contului sau expirarea Abonamentului fără reînnoire în termen de 30 de zile), Prestatorul va proceda la ștergerea definitivă a tuturor datelor asociate contului respectiv, cu excepția informațiilor pe care este obligat prin lege să le păstreze (ex: date de facturare).

6.7.4. Responsabilitatea Arhivării Medicale: Utilizatorul ia la cunoștință faptul că Aplicația Dr. Forms funcționează ca un instrument de procesare și stocare temporară, și NU substituie obligația legală a unității medicale de a păstra și arhiva dosarele medicale ale pacienților conform normelor în vigoare (Legea nr. 95/2006 și normele Ministerului Sănătății). Este responsabilitatea exclusivă a Utilizatorului să descarce și să integreze formularele în sistemul propriu de arhivă medicală.

6.7.5. Retenția la Sub-împuterniciți (OpenAI/AWS): Prestatorul garantează, prin setările de configurare ale API-ului OpenAI, că nicio urmă a datelor audio sau text nu este păstrată de către partenerul de procesare peste durata strict necesară execuției sarcinii tehnice (Zero Data Retention).

7.1. Desemnarea Sub-împuterniciților: Pentru furnizarea Serviciului, Prestatorul utilizează infrastructuri tehnice și servicii de calcul furnizate de terți specializați, care acționează în calitate de Sub-împuterniciți în sensul GDPR. Utilizatorul își dă acordul specific pentru utilizarea următorilor parteneri:

• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI, L.L.C.): Pentru serviciile de procesare a limbajului natural și inteligență artificială.
• Amazon Web Services (AWS Amazon Web Services Inc. sau firme afiliate): Pentru stocarea securizată a datelor și găzduirea infrastructurii de servere.

7.2. Securitatea la nivelul OpenAI:

• Procesarea datelor audio și text prin OpenAI se realizează exclusiv prin interfața API dedicată segmentului Enterprise/Business.
• Conform acordurilor tehnice, datele transmise de Dr. Forms sunt procesate tranzitoriu. API-ul utilizat este de forma „Zero Data Retention” asigurându-se că OpenAI nu utilizează datele Pacienților sau ale Utilizatorilor pentru antrenarea, îmbunătățirea sau testarea modelelor lor de limbaj.

7.3. Localizarea și Securitatea datelor pe AWS:

• Toate datele Utilizatorului și ale Pacienților sunt stocate pe servere localizate în Uniunea Europeană (Regiunea Frankfurt), asigurând respectarea principiului localizării datelor în cadrul SEE.
• Infrastructura AWS utilizată beneficiază de certificări de securitate de cel mai înalt nivel (ISO 27001, SOC 1/2/3, conformitate HIPAA), oferind criptare de date în repaus (at-rest) și în tranzit (in-transit).

7.4. Transferul Internațional de Date: În cazul în care procesarea prin OpenAI implică transferul de date către servere din afara Spațiului Economic European (S.U.A.), acest transfer este reglementat prin:

• Clauze Contractuale Standard (SCCs) adoptate de Comisia Europeană;
• Cadrul de Confidențialitate a Datelor UE-SUA (EU-U.S. Data Privacy Framework), care asigură un nivel de protecție echivalent cu cel din Uniunea Europeană.

7.5. Limitarea răspunderii pentru infrastructura terților: Utilizatorul înțelege că funcționarea Aplicației depinde de disponibilitatea serviciilor furnizate de acești terți. Prestatorul nu poate fi tras la răspundere pentru întreruperi de serviciu, pierderi de date sau breșe de securitate cauzate direct de disfuncționalități la nivelul infrastructurii OpenAI sau AWS, dar se obligă să colaboreze cu Utilizatorul pentru minimizarea oricărui impact și să utilizeze doar furnizori care prezintă garanții suficiente de securitate.

7.6. Audit și Conformitate: Prestatorul monitorizează periodic politicile de confidențialitate ale acestor sub-împuterniciți pentru a se asigura că rămân conforme cu standardele impuse de legislația medicală și de protecție a datelor din România și UE.

8.1. Calitatea de Operator de Date: Utilizatorul recunoaște și acceptă că, în utilizarea Aplicației Dr. Forms, acesta deține calitatea de Operator de Date cu Caracter Personal în raport cu Pacienții săi. În această calitate, Utilizatorul poartă răspunderea exclusivă pentru legalitatea colectării și prelucrării datelor de sănătate și biometrice (voce) prin intermediul Aplicației.

8.2. Veridicitatea și Integritatea Datelor de Identificare: Utilizatorul are obligația imperativă de a furniza date reale, corecte, complete și actuale atât în momentul creării contului, cât și pe parcursul întregii perioade de utilizare a Aplicației. Utilizatorul declară pe propria răspundere că:

• Identitatea sa și calitatea profesională declarată (ex: Medic, asistent medical, reprezentant legal) sunt autentice;
• Documentele, codul numeric personal sau codul de identificare profesională furnizate (ex: CNP, CUIM, CUI clinică) sunt valide și îi aparțin de drept;
• Se obligă să actualizeze în termen de maximum 72 de ore orice informație care suferă modificări (ex: schimbarea unității medicale, expirarea dreptului de practică).

Furnizarea de date false, eronate sau incomplete constituie o încălcare gravă a prezentului contract și dă dreptul Prestatorului de a suspenda sau rezilia imediat accesul la Licenta, fără nicio notificare prealabilă și fără nicio obligație de rambursare, Utilizatorul fiind singurul răspunzător pentru orice prejudiciu cauzat Pacienților, terților sau Prestatorului prin utilizarea unei identități neconforme.

8.3. Obligația de a Obține Consimțământul Pacientului: Înainte de a iniția orice înregistrare audio, Utilizatorul are obligația legală imperativă de a obține consimțământul prealabil, neviciat, liber, specific și informat al Pacientului (sau al reprezentantului legal). Utilizatorul se obligă:

• Să informeze Pacientul că interacțiunea va fi înregistrată audio în scopul transcrierii și completării automate a fișei medicale prin tehnologie IA;
• Să informeze Pacientul despre implicarea partenerilor tehnologici (OpenAI, AWS) și despre măsurile de securitate aplicate (ștergerea audio-ului după procesare);
• Să înceteze imediat înregistrarea în cazul în care Pacientul își retrage consimțământul sau își exprimă opoziția.

8.4. Exonerarea Prestatorului: Prestatorul nu are control asupra procesului de obținere a consimțământului în cabinetul medical. Prin urmare, Utilizatorul va despăgubi și va exonera Prestatorul de orice răspundere, costuri, daune sau amenzi (inclusiv amenzi GDPR) rezultate din înregistrarea audio a unui Pacient fără un temei legal valid sau fără informarea corespunzătoare a acestuia.

8.5. Utilizarea Profesională și Etică: Utilizatorul se obligă să utilizeze Aplicația exclusiv în scopul exercitării profesiei medicale. Este strict interzisă:

• Înregistrarea conversațiilor în afara contextului clinic (ex: discuții private, colegiale);
• Utilizarea Aplicației pentru a capta date ale unor terțe persoane care nu sunt vizate de actul medical respectiv;
• Provocarea voită a sistemului de IA pentru a genera conținut neconform sau care încalcă normele de deontologie medicală.

8.6. Validarea Conținutului (Human-in-the-Loop): Utilizatorul poartă răspunderea finală pentru acuratețea medicală a documentelor generate. Acesta are obligația de a revizui, corecta și valida manual fiecare Formular Medical înainte de a-l utiliza în procesul de diagnostic sau tratament. Simpla generare a unui text de către AI nu constituie un document medical valid fără semnătura/confirmarea Utilizatorului.

8.7. Securitatea Terminalului de Acces: Utilizatorul este responsabil pentru securitatea fizică și digitală a dispozitivului (telefon, tabletă, laptop) de pe care accesează Dr. Forms, asigurându-se că nicio persoană neautorizată nu are acces la funcția de înregistrare sau la datele stocate în cont. Orice acțiune efectuată de pe contul utilizatorului este considerată a fi efectuată de acesta.

9.1. Caracterul de asistent administrativ: Utilizatorul recunoaște în mod expres că Dr. Forms este un instrument de suport administrativ și nu un sistem de diagnosticare asistată de calculator. Rezultatul generat de procesarea AI reprezintă o simplă propunere de completare a unui formular medical, bazată pe interpretarea Înregistrării Audio.

9.2. Obligația de Control și Validare: În conformitate cu legislația privind protecția datelor și normele de etică medicală, Utilizatorul are obligația imperativă de a verifica integral conținutul fiecărui Formular Medical generat înainte de a-l salva, imprima sau introduce în dosarul pacientului. Utilizatorul trebuie:

• Să compare informațiile structurate de IA cu realitatea conversației clinice;
• Să corecteze orice eroare de transcriere, omisiune sau interpretare eronată;
• Să valideze documentul final printr-o acțiune conștientă (ex: apăsarea butonului „Salvează/Validează”).

9.3. Exonerarea de răspundere pentru erori medicale: Prestatorul nu poate fi tras la răspundere pentru nicio decizie clinică, tratament prescris, diagnostic stabilit sau orice alt act medical bazat pe un formular generat de Aplicație. Răspunderea pentru acuratețea medicală revine în totalitate Utilizatorului care a validat formularul. Orice „halucinație” sau eroare a algoritmului IA care nu a fost corectată de către Utilizator în etapa de revizuire este considerată responsabilitatea exclusivă a acestuia din urmă.

9.4. Integritatea tehnică a datelor: Prestatorul garantează că datele transmise în formular sunt cele rezultate direct din procesarea audio, fără intervenții umane din partea echipei Dr. Forms. Totuși, Prestatorul nu garantează că IA-ul va capta 100% din detaliile conversației, acuratețea fiind influențată de factori externi (zgomot, accent, terminologie specifică).

9.5. Rectificarea datelor post-validare: Odată ce un formular a fost validat și integrat în sistemul medical propriu al Utilizatorului, Dr. Forms nu mai poate fi utilizat pentru a justifica erori ulterioare. Orice rectificare a dosarului medical se va face conform procedurilor legale de gestionare a documentelor medicale, Utilizatorul fiind responsabil pentru sincronizarea datelor.

9.6. Raportarea anomaliilor: Utilizatorul este încurajat să raporteze Prestatorului orice erori sistematice sau comportamente anormale ale AI-ului. Aceste raportări ajută la optimizarea tehnică a serviciului, fără a implica însă accesul Prestatorului la datele de sănătate private, decât în condițiile stricte ale Acordului de Prelucrare a Datelor (DPA). Erorile Aplicatiei pot fi raportate pe adresa de email: report@drforms.ro.

10.1. Principiul „Asa cum este”: Serviciile Dr. Forms sunt furnizate „așa cum sunt” și „în măsura disponibilității”. Prestatorul nu garantează că Aplicația va fi lipsită de erori, că va funcționa neîntrerupt sau că rezultatele obținute prin procesarea IA vor fi de o precizie absolută în toate circumstanțele.

10.2. Excluderea Răspunderii Medicale: Sub nicio formă Prestatorul nu va fi considerat răspunzător pentru:

• Deciziile clinice, erorile de diagnostic, tratamentele eronate sau orice vătămare corporală ori deces cauzat de utilizarea informațiilor generate de Aplicație;
• Neglijența Utilizatorului în a revizui și corecta datele procesate de IA;
• Orice incident de malpraxis medical rezultat din interacțiunea dintre Utilizator și Pacient.

10.3. Excluderea Daunelor Indirecte: În măsura permisă de legea aplicabilă, Prestatorul nu va fi răspunzător față de Utilizator sau orice terț pentru daune indirecte, incidentale, speciale, punitive sau consecvențiale, inclusiv, dar fără a se limita la: pierderi de profit, pierderea oportunităților de afaceri, întreruperea activității, pierderea reputației sau pierderea de date medicale.

10.4. Plafonul Maxim al Răspunderii: Răspunderea totală și cumulată a Prestatorului pentru orice pretenție derivată din sau în legătură cu prezentii Termeni si conditii, indiferent de forma acțiunii (contractuală, delictuală sau de altă natură), va fi limitată la suma totală plătită de Utilizator către Prestator sub formă de abonament în ultimele 6 luni anterioare evenimentului care a generat răspunderea.

10.5. Dependența de Infrastructura Terță: Prestatorul nu își asumă responsabilitatea pentru prejudiciile cauzate de:

• Erori, întârzieri sau indisponibilități ale serviciilor OpenAI sau Amazon Web Services (AWS);
• Probleme de conexiune la internet sau disfuncționalități ale echipamentelor hardware folosite de către Utilizator;
• Atacuri cibernetice care depășesc standardele rezonabile de securitate industrială (forta majora digitală).

10.6. Exceptări Legale: Nicio prevedere din acest articol nu va limita răspunderea Prestatorului pentru cazurile în care legea română interzice o astfel de limitare, respectiv pentru vătămări corporale cauzate prin neglijență gravă sau acțiuni intenționate dovedite.

10.7. Termenul de Prescripție: Orice acțiune în instanță împotriva Prestatorului derivată din utilizarea Dr. Forms trebuie inițiată în termen de maximum 1 an de la data la care evenimentul cauzator de prejudicii a avut loc, sub sancțiunea decăderii.

11.1. Standardul de Performanță: Prestatorul depune toate eforturile comerciale rezonabile pentru a asigura o disponibilitate a Aplicației de 99% pe parcursul unui an calendaristic. Această disponibilitate se referă la accesul la interfața Dr. Forms și la funcționalitatea de bază a sistemului.

11.2. Excluderi de la Calculul Disponibilității: Nu vor fi considerate perioade de indisponibilitate (downtime) următoarele situații:

• Perioadele de mentenanță programată, anunțate cu cel puțin 24 de ore înainte prin mesaje în aplicație sau e-mail;
• Indisponibilitatea cauzată de disfuncționalități ale furnizorilor de infrastructură terță (OpenAI, AWS);
• Probleme cauzate de conexiunea la internet a Utilizatorului, configurația hardware defectuoasă sau utilizarea unor browsere neactualizate;
• Situații de forță majoră sau atacuri cibernetice de amploare (DDoS) care nu puteau fi evitate prin măsuri de securitate standard.

11.3. Limitarea Garanțiilor Tehnice: Prestatorul nu garantează că:

• Funcționarea Aplicației va fi neîntreruptă sau complet lipsită de erori;
• Aplicația va fi compatibilă cu toate dispozitivele sau sistemele de operare ale Utilizatorului;
• Viteza de procesare a înregistrărilor audio va fi constantă

11.4. Garanția de „Acuratețe Rezonabilă”: Prestatorul garantează că depune eforturi constante pentru a optimiza algoritmii AI în vederea obținerii celei mai bune transcrieri posibile. Totuși, având în vedere natura tehnologiei generative, nu se oferă nicio garanție că textul rezultat va fi 100% identic cu mesajul audio, responsabilitatea verificării revenind Utilizatorului conform Art. 9.

11.5. Suport Tehnic: Prestatorul oferă suport tehnic pentru remedierea erorilor funcționale prin intermediul e-mail (contact@drforms.ro), în intervalul orar 09:00 – 18:00, de luni până vineri. Timpul de răspuns estimat este de maximum 24-48 de ore, în funcție de severitatea problemei raportate.

11.6. Excluderea Garanției de „Adecvare la un Scop Specific”: Dr. Forms este un instrument general de digitalizare. Prestatorul nu garantează că Aplicația va satisface cerințe specifice, subiective sau particulare ale unui anumit flux de lucru medical, dacă acestea nu au fost agreate explicit în scris printr-un act adițional.

12.1. Raportul juridic dintre Părți: În sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), Părțile recunosc și acceptă următoarele calități:

• Utilizatorul (Medicul/Clinica) are calitatea de Operator de date, fiind cel care stabilește scopul și mijloacele prelucrării datelor pacienților.
• Prestatorul are calitatea de Persoană Împuternicită (Procesator de date), prelucrând datele exclusiv pe baza instrucțiunilor Utilizatorului, în scopul furnizării serviciilor de transcriere și structurare AI.

12.2. Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA): Prezentul Articol, împreună cu Politica de Confidențialitate, constituie Acordul de Prelucrare a Datelor încheiat între Părți conform Art. 28 din GDPR. Prin acceptarea Termenilor și Condițiilor, Utilizatorul împuternicește oficial Prestatorul să proceseze datele cu caracter personal (inclusiv categorii speciale de date privind sănătatea și date biometrice – voce) în numele său.

12.3. Obiectul și Durata Prelucrării:

• Obiectul: Conversia înregistrărilor audio în text structurat (formulare medicale).
• Durata: Pe perioada existenței contului de utilizator sau până la ștergerea datelor de către Utilizator, cu excepția înregistrărilor audio care se șterg conform Art. 6.7.

12.4. Obligațiile Prestatorului (Împuternicit):

• Să proceseze datele doar conform instrucțiunilor documentate ale Utilizatorului (instrucțiunea principală fiind utilizarea funcțiilor Aplicației);
• Să asigure confidențialitatea strictă a personalului implicat în mentenanța tehnică;
• Să implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura un nivel de securitate corespunzător riscului (criptare, control acces);
• Să asiste Utilizatorul, în măsura posibilului, în îndeplinirea obligațiilor acestuia față de cererile Pacienților (dreptul de acces, ștergere etc.).

12.5. Autorizarea Sub-împuterniciților: Utilizatorul acordă o autorizație generală Prestatorului de a utiliza sub-împuterniciți (precum OpenAI și AWS) pentru furnizarea serviciului. Prestatorul rămâne răspunzător față de Utilizator pentru îndeplinirea obligațiilor de protecție a datelor de către acești sub-împuterniciți.

12.6. Notificarea Incidentelor de Securitate: În cazul în care Prestatorul identifică o breșă de securitate a datelor cu caracter personal, acesta va notifica Utilizatorul fără întârzieri nejustificate (de regulă în maximum 48 de ore), pentru a permite acestuia din urmă să informeze Autoritatea de Supraveghere (ANSPDCP) și persoanele vizate, conform legii.12.7. Politica de Confidențialitate: Detaliile complete privind categoriile de date colectate, drepturile persoanelor vizate și transferurile internaționale sunt reglementate în Politica de Confidențialitate Dr. Forms, care este parte integrantă din prezentul contract și poate fi accesată din Aplicatie sau de pe site-ul https://drforms.ro/gdpr/

13.1. Standarde de Securitate: Prestatorul implementează măsuri tehnice și organizatorice de ultimă generație pentru a asigura confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor. Aceste măsuri sunt aliniate cu standardele industriale (precum ISO 27001) și cerințele specifice prelucrării datelor medicale.

13.2. Criptarea Datelor: Toate fluxurile de date din cadrul Dr. Forms beneficiază de protecție avansată:

• În tranzit: Toate comunicațiile între dispozitivul Utilizatorului, API si serviciile AWS sunt criptate utilizând protocoale de tip TLS 1.2+(HTTPS). Acestea protejeaza înregistrările audio și alte date împotriva interceptării.
• În repaus (At-rest): Datele stocate pe infrastructura AWS sunt criptate utilizând algoritmi de criptare militară (AES-256, SSE-S3).

13.3. Securitatea la nivelul Utilizatorului: Utilizatorul poartă răspunderea exclusivă pentru securitatea punctului de acces (telefon, tabletă, computer). Acesta se obligă:

• Să utilizeze parole complexe și să nu le partajeze cu terțe persoane;
• Să utilizeze, acolo unde aplicația permite, autentificarea în doi pași;
• Să nu acceseze Aplicația de pe dispozitive cu sisteme de operare modificate (ex: jailbreak, root) sau care nu au instalate cele mai recente actualizări de securitate.

13.4. Interdicții privind Integritatea Sistemului: Sunt strict interzise și vor fi tratate drept încălcări contractuale grave următoarele acțiuni:

• Orice tentativă de a testa vulnerabilitățile sistemului fără autorizarea scrisă a Prestatorului;
• Introducerea de coduri malițioase, viruși sau orice tehnologie care ar putea afecta funcționarea Dr. Forms sau a partenerilor săi;
• Utilizarea de sisteme automate (bot, scraper, spider) pentru a accesa Serviciul în alte scopuri decât cele prevăzute în contract;
• Tentativa de a intercepta traficul de date între Aplicație și serverele de procesare.

13.5. Monitorizare și Audit: Prestatorul monitorizează activ sistemele pentru detectarea oricăror anomalii sau tentative de intruziune. Prestatorul își rezervă dreptul de a suspenda imediat orice cont care prezintă un comportament suspect, pentru a proteja integritatea întregii baze de date medicale.

13.6. Limitarea răspunderii pentru Forță Majoră Digitală: Utilizatorul acceptă că nicio măsură de securitate nu este infailibilă. Prestatorul nu va fi răspunzător pentru pierderile de date cauzate de atacuri cibernetice de o complexitate extremă care depășesc standardele actuale de protecție industrială, dar se obligă să acționeze cu diligență maximă pentru remedierea acestora.

14.1. Tarifele Serviciului: Accesul la funcționalitățile Dr. Forms este condiționat de plata unui abonament, conform planului tarifar ales de Utilizator în momentul creării contului sau ulterior. Tarifele sunt afișate transparent pe site-ul oficial și pot varia în funcție de volumul de înregistrări, numărul de utilizatori sau opțiunile de stocare.

14.2. Moneda și Taxe: Toate tarifele sunt exprimate în RON. În cazul în care nu se specifică altfel, tarifele afișate includ TVA (TVA-ul va fi calculat și aplicat conform legislației fiscale din România la momentul facturării).

14.3. Modalități de Plată: Plata se poate efectua prin următoarele metode:

• Card bancar: Prin intermediul procesatorului de plăți securizat integrat în Aplicație;
• Transfer bancar: În baza facturii proforme emise la cererea Utilizatorului.

14.4. Facturarea Electronică: Prin acceptarea prezentului document, Utilizatorul își dă acordul expres pentru primirea facturilor în format electronic, pe adresa de e-mail furnizată la înregistrare. Facturile vor fi emise de către Prestator în conformitate cu datele de identificare (persoană fizică sau juridică) introduse de Utilizator în secțiunea „Contul Meu”.

14.5. Reînnoirea Automată: Pentru a asigura continuitatea Serviciului, abonamentele plătite prin card bancar se reînnoiesc automat la finalul fiecărei perioade de facturare (lunar/anual), cu excepția cazului în care Utilizatorul dezactivează opțiunea de reînnoire din setările contului cu cel puțin 24 de ore înainte de data scadenței.

14.6. Suspendarea pentru Neplată: În cazul în care plata nu este procesată cu succes la data scadenței, Prestatorul va notifica Utilizatorul. Dacă plata nu este efectuată până la data scadenței, Prestatorul își rezervă dreptul de a suspenda imediat accesul la funcționalitățile de procesare AI și la baza de date, fără nicio răspundere pentru eventualele prejudicii cauzate prin indisponibilitatea serviciului.

14.7. Modificarea Tarifelor: Prestatorul are dreptul de a modifica tarifele abonamentelor în orice moment. Noile tarife vor fi notificate Utilizatorului cu cel puțin 30 de zile înainte de aplicare și vor intra în vigoare doar la următoarea perioadă de facturare. Dacă Utilizatorul nu este de acord cu noile tarife, are dreptul de a rezilia abonamentul înainte de intrarea acestora în vigoare.

14.8. Politica de Rambursare (Refund): Având în vedere natura digitală a Serviciului și faptul că resursele de procesare AI sunt alocate imediat, sumele plătite pentru perioadele de abonament active sunt, de regulă, nerambursabile. În cazul în care Utilizatorul decide să anuleze abonamentul înainte de expirarea perioadei plătite, acesta va păstra accesul la Serviciu până la finalul perioadei respective, fără a avea dreptul la restituirea parțială a sumei.

14.9. Perioada de Probă: Utilizatorii noi beneficiază de o perioadă de testare gratuită de 7 (șapte) zile calendaristice de la data creării contului.

• În timpul acestei perioade, Utilizatorul are acces integral la funcțiile aplicației pentru a evalua conformitatea acesteia cu nevoile sale profesionale.
• La expirarea celor 7 zile, dacă Utilizatorul nu anulează abonamentul din setările contului, acesta se va converti automat într-un abonament plătit, iar contravaloarea primei perioade de facturare va fi retrasă automat de pe cardul salvat.

15.1. Durata: Prezentul Contract se încheie pe o durată nedeterminată, începând cu momentul creării contului de către Utilizator. Acesta rămâne în vigoare atâta timp cât Utilizatorul menține un Abonament activ și respectă prevederile prezentului document.

15.2. Suspendarea Serviciului: Prestatorul are dreptul de a suspenda temporar accesul Utilizatorului la Aplicație, fără o notificare prealabilă, în următoarele situații:

• Există suspiciuni rezonabile privind un incident de securitate sau un acces neautorizat la cont;
• Utilizatorul a furnizat date de identificare false sau incomplete (încălcarea Art. 8.7);
• Neplata contravalorii abonamentului conform Art. 14.6;
• Utilizarea neconformă a funcționalităților AI care ar putea periclita stabilitatea sistemului sau reputația Prestatorului.

15.3. Rezilierea de către Utilizator: Utilizatorul poate înceta raporturile contractuale în orice moment prin:

• Dezactivarea reînnoirii automate a Abonamentului din setările contului;
• Solicitarea explicită de ștergere a contului de utilizator.
• Notă: Rezilierea de către Utilizator nu atrage după sine obligația Prestatorului de a rambursa sumele deja plătite pentru perioada în curs.

15.4. Rezilierea de către Prestator (Rezoluțiunea): Prestatorul poate rezilia contractul de plin drept, fără intervenția instanței și fără nicio altă formalitate (pact comisoriu de gradul IV), în cazul în care Utilizatorul încalcă oricare dintre obligațiile esențiale privind:

• Protecția datelor cu caracter personal (GDPR);
• Obținerea consimțământului pacienților;
• Drepturile de proprietate intelectuală ale Prestatorului sau ale partenerilor săi (OpenAI/AWS).

15.5. Efectele Încetării Contractului: La momentul încetării contractului, indiferent de cauză:

• Accesul Utilizatorului la funcționalitățile de înregistrare și generare AI este revocat imediat;
• Utilizatorul are obligația de a-și descărca toate Formularele Medicale stocate înainte de data efectivă a încetării.
• Conform Art. 6.7, Prestatorul va proceda la ștergerea definitivă a tuturor datelor din cont (cu excepția celor necesare pentru obligații fiscale) într-un termen de 30 de zile de la încetarea contractului.

15.6. Supraviețuirea Clauzelor: Prevederile privind Limitarea Răspunderii (Art. 10), Proprietatea Intelectuală (Art. 5), Confidențialitatea și Legea Aplicabilă vor continua să producă efecte și după încetarea prezentului Contract, pe o durată nelimitată sau pe durata maximă permisă de lege.

16.1. Limitarea la daunele directe: Răspunderea patrimonială a Prestatorului față de Utilizator va fi angajată exclusiv pentru prejudiciile materiale directe, previzibile și dovedite, cauzate de o culpă gravă a Prestatorului în executarea obligațiilor tehnice asumate prin prezentul Contract. Prestatorul nu va răspunde pentru daune imprevizibile sau pentru prejudicii care nu sunt o consecință directă și imediată a funcționării defectuoase a Aplicației.

16.2. Excluderea beneficiului nerealizat (Lucrum Cessans): În niciun caz Prestatorul nu va fi ținut răspunzător pentru pierderi de profit, pierderi de șanse de afaceri, economii nerealizate, pierderi de venituri, afectarea fondului de comerț sau a imaginii publice a Utilizatorului/Unității Medicale, indiferent dacă Prestatorul a fost sau nu avertizat de posibilitatea producerii unor astfel de daune.

16.3. Plafonul maxim de despăgubire: Suma totală pe care Prestatorul o poate plăti cu titlu de despăgubiri pentru orice incident sau serie de incidente corelate, indiferent de natura acțiunii (contractuală sau delictuală) si infiderent de forma de vinovatie, este limitată valoric la echivalentul în RON al sumelor plătite efectiv de Utilizator către Prestator sub formă de abonament în ultimele 6 (șase) luni anterioare producerii evenimentului prejudiciabil. Dacă relația contractuală are o vechime mai mică de 6 luni, plafonul va fi egal cu valoarea totală achitată până la acel moment.

16.4. Obligația de minimizare a prejudiciului: Utilizatorul are obligația legală de a lua toate măsurile rezonabile pentru a limita sau evita extinderea unui prejudiciu. În contextul Dr. Forms, aceasta include (dar nu se limitează la): utilizarea metodelor tradiționale de completare a fișelor medicale în cazul unei indisponibilități a Aplicației și verificarea manuală imediată a oricărui text generat de AI. Inactivitatea Utilizatorului în a minimiza riscul va conduce la exonerarea corespunzătoare a Prestatorului de la plata despăgubirilor.

16.5. Răspunderea pentru Date: Prestatorul nu va fi răspunzător patrimonial pentru costurile de reconstituire a datelor medicale pierdute din vina Utilizatorului (ex: ștergere accidentală, pierderea credențialelor) sau din cauza unor evenimente care depășesc controlul rezonabil al Prestatorului. Utilizatorul recunoaște că prețul abonamentului este stabilit pe baza acestor limitări de răspundere, reprezentând un echilibru economic între riscurile asumate și beneficiile oferite.16.6. Termenul de decădere: Orice pretenție patrimonială derivată din prezentul Contract trebuie notificată Prestatorului în termen de maximum 30 de zile calendaristice de la data la care Utilizatorul a cunoscut sau ar fi trebuit să cunoască producerea prejudiciului, sub sancțiunea decăderii din dreptul de a mai solicita despăgubiri.

17.1. Definirea Informațiilor Confidențiale: Sunt considerate informații confidențiale toate datele la care Părțile au acces în executarea prezentului Contract, inclusiv, dar fără a se limita la: datele de sănătate ale Pacienților, secretele comerciale, structura tehnică a Aplicației, algoritmii de procesare AI, tarifele negociate, strategiile de business și orice informație marcată ca fiind „confidențială” sau care, prin natura sa, trebuie tratată ca atare.

17.2. Obligația de Confidențialitate: Părțile se obligă să păstreze confidențialitatea strictă asupra informațiilor primite de la cealaltă parte și să nu le divulge către terți fără acordul prealabil scris al părții care a furnizat informația, cu excepția sub-împuterniciților (OpenAI, AWS) necesari pentru prestarea Serviciului.

17.3. Secretul Profesional Medical: Prestatorul recunoaște că Utilizatorul (Medicul) este supus normelor stricte privind secretul profesional (conform Legii nr. 46/2003 privind drepturile pacientului și Codului de Deontologie Medicală). În acest sens, Prestatorul se obligă:

• Să nu acceseze datele clinice din formularele generate decât în scopuri tehnice strict necesare sau la solicitarea expresă a Utilizatorului pentru suport;
• Să asigure că personalul său care ar putea intra în contact incidental cu datele medicale este instruit și obligat prin acorduri de confidențialitate similare celor medicale.

17.4. Excepții de la Confidențialitate: Obligația de confidențialitate nu se aplică în următoarele situații:

• Informația era deja cunoscută părții primitoare înainte de divulgare;
• Informația a devenit publică fără culpa părții primitoare;
• Divulgarea este impusă de lege, de o autoritate judiciară sau de reglementare, cu condiția ca partea solicitată să notifice imediat cealaltă parte (dacă legea permite) pentru a-i oferi posibilitatea de a contesta solicitarea.

17.5. Protecția Know-How-ului Dr. Forms: Utilizatorul se obligă să păstreze confidențialitatea asupra modului de funcționare, interfeței și fluxului logic al Aplicației, recunoscând că acestea reprezintă avantaje competitive și proprietate intelectuală a Prestatorului.

17.6. Durata Obligației: Obligațiile de confidențialitate prevăzute în prezentul articol vor produce efecte pe toată durata Contractului și vor supraviețui încetării acestuia pe o durată de 10 ani, iar în ceea ce privește datele de sănătate ale pacienților, obligația de confidențialitate este permanentă, conform legislației medicale.17.7. Sancțiuni: Încălcarea obligațiilor de confidențialitate dă dreptul părții prejudiciate la despăgubiri integrale, incluzând daunele de imagine și costurile de remediere a incidentului de securitate.

18.1. Dreptul de modificare: Prestatorul își rezervă dreptul de a modifica sau actualiza în mod unilateral prezentul document, precum și Politica de Confidențialitate, în orice moment, pentru a reflecta:

• Schimbări ale legislației naționale sau europene (în special privind AI Act, GDPR sau normele Ministerului Sănătății);
• Evoluții tehnice ale Aplicației sau ale sub-împuterniciților (ex. noi funcționalități AI, schimbări în infrastructura AWS/OpenAI);
• Modificări ale strategiei comerciale sau ale planurilor tarifare.

18.2. Notificarea Utilizatorilor: Prestatorul va notifica Utilizatorii cu privire la orice modificare substanțială a Termenilor și Condițiilor cu cel puțin 15 zile înainte ca noile prevederi să devină aplicabile. Notificarea se va realiza prin una dintre următoarele modalități:

• Transmiterea unui e-mail la adresa asociată contului de utilizator;
• Afișarea unui mesaj de tip pop-up sau a unei ferestre de notificare la prima autentificare în Aplicație după operarea modificării.

18.3. Modificări imediate: Prin excepție de la art. 18.2, modificările care sunt impuse de lege, de o autoritate de reglementare sau cele care nu afectează negativ drepturile Utilizatorului vor intra în vigoare imediat după publicarea lor pe site-ul oficial sau în Aplicație.

18.4. Mecanismul de acceptare a noilor termeni:

• Continuarea utilizării Aplicației Dr. Forms după expirarea perioadei de notificare sau după afișarea noii versiuni echivalează cu acceptarea deplină și necondiționată a Termenilor și Condițiilor actualizați.
• Prestatorul poate solicita, la libera sa alegere, o nouă bifare a căsuței de acceptare („opt-in”) la prima logare după o actualizare majoră, pentru a asigura trasabilitatea consimțământului conform GDPR.

18.5. Dreptul de refuz: În cazul în care Utilizatorul nu este de acord cu noile modificări, acesta are obligația de a înceta imediat utilizarea Serviciului și de a solicita închiderea contului înainte de intrarea în vigoare a noilor termeni. În această situație, Utilizatorul va avea dreptul de a-și descărca datele medicale existente conform procedurii de reziliere.

18.6. Versiunea Consolidată: Versiunea actuală a Termenilor și Condițiilor va fi permanent accesibilă în Aplicație, purtând mențiunea datei ultimei actualizări. Versiunea consolidată înlocuiește orice înțelegeri anterioare între Părți.

19.1. Exonerarea de răspundere: Niciuna dintre Părți nu va fi răspunzătoare pentru neexecutarea sau executarea necorespunzătoare, totală sau parțială, a obligațiilor sale contractuale, dacă aceasta a fost cauzată de un eveniment de forță majoră sau de un caz fortuit, așa cum sunt acestea definite de Codul Civil român.

19.2. Definirea evenimentelor: Prin forță majoră se înțeleg evenimente externe, imprevizibile, absolut invincibile și inevitabile (ex: războaie, calamități naturale, epidemii, incendii, restricții legale impuse de autorități). În contextul specific al Dr. Forms, sunt asimilate forței majore și cazului fortuit următoarele evenimente de natură tehnologică:

• Întreruperi pe scară largă ale rețelelor de telecomunicații sau ale serviciilor de furnizare a energiei electrice;
• Defecțiuni majore, generalizate, ale infrastructurii cloud (AWS) sau ale serviciilor de procesare (OpenAI), care nu sunt sub controlul direct al Prestatorului;
• Atacuri cibernetice de o amploare excepțională (ex: atacuri de tip DDoS masive), care depășesc măsurile de protecție industrială uzuale.

19.3. Procedura de notificare: Partea care invocă forța majoră are obligația de a notifica cealaltă Parte în termen de maximum 5 zile de la producerea evenimentului și de a lua toate măsurile posibile în vederea limitării consecințelor acestuia.

19.4. Efectele suspendării: Pe durata existenței cazului de forță majoră, executarea obligațiilor contractuale este suspendată. Dacă evenimentul durează mai mult de 30 de zile, oricare dintre Părți are dreptul de a rezilia contractul fără ca cealaltă Parte să poată pretinde daune-interese.

19.5. Cazul Fortuit: Prestatorul nu va fi răspunzător pentru „cazul fortuit” (eveniment care nu poate fi prevăzut și nici împiedicat de către cel care ar fi fost chemat să răspundă), cum ar fi erori neprevăzute în module de cod terțe (open-source) sau comportamente anormale imprevizibile ale modelelor de limbaj ale OpenAI, atâta timp cât Prestatorul a acționat cu diligența profesională necesară.

20.1. Legea aplicabilă: Prezentul Contract, precum și toate obligațiile contractuale și extracontractuale derivate din sau în legătură cu acesta, sunt guvernate, interpretate și aplicate în conformitate cu legislația în vigoare din România. În completare, se aplică regulamentele europene relevante (cum ar fi GDPR și, după caz, AI Act).

20.2. Soluționarea amiabilă: În cazul apariției oricărei dispute, neînțelegeri sau pretenții derivate din utilizarea Dr. Forms, Părțile se obligă să depună toate eforturile pentru soluționarea acesteia pe cale amiabilă. Utilizatorul va transmite orice reclamație în scris către Prestator, urmând ca Părțile să încerce soluționarea în termen de maximum 30 de zile de la primirea notificării.

20.3. Competența judiciară: Dacă o soluție amiabilă nu poate fi găsită în termenul menționat mai sus, orice litigiu decurgând din sau în legătură cu prezentul Contract, inclusiv referitor la încheierea, executarea, validitatea sau rezilierea acestuia, va fi supus spre soluționare instanțelor judecătorești competente de la sediul Prestatorului.

20.4. Medierea: Părțile pot conveni, prin acord scris separat, să supună disputa medierii sau arbitrajului înainte de a apela la instanțele de judecată, însă această procedură nu este obligatorie decât dacă legea o impune în mod expres.

20.5. Limba procedurii: Toate procedurile de soluționare a litigiilor, fie ele amiabile sau judiciare, se vor desfășura în limba română, iar versiunea în limba română a prezentului document va fi prevalenta în caz de discrepanțe față de orice eventuală traducere.

20.6. Validitatea clauzei: Această clauză privind legea aplicabilă și jurisdicția va supraviețui încetării prezentului Contract, indiferent de motivul încetării.

21.1. Divizibilitatea: Dacă oricare dintre prevederile prezentului Contract este declarată nulă, nelegală sau inaplicabilă de către o instanță judecătorească sau o altă autoritate competentă, această nulitate nu va afecta restul clauzelor. Părțile convin ca respectiva clauză să fie înlocuită cu una validă, care să păstreze, pe cât posibil, scopul economic și intenția juridică inițială a clauzei declarate nule.

21.2. Cesiunea Contractului:

• Utilizatorul nu poate cesiona drepturile sau obligațiile sale derivate din prezentul Contract către terțe părți fără acordul prealabil scris al Prestatorului.
• Prestatorul are dreptul de a cesiona oricare dintre drepturile sau obligațiile sale (inclusiv dreptul de a încasa abonamentul sau de a furniza infrastructura) către un terț, în cazul unei fuziuni, achiziții sau vânzări de active, fără a fi necesar acordul specific al Utilizatorului, cu condiția menținerii standardelor de securitate a datelor.

21.3. Întreaga Înțelegere: Prezentul document, împreună cu Politica de Confidențialitate și Planurile Tarifare, reprezintă întreaga înțelegere dintre Părți și înlocuiește orice alte acorduri anterioare, verbale sau scrise, cu privire la utilizarea Aplicației Dr. Forms.

21.4. Notificări Oficiale: Toate notificările dintre părți se vor realiza în scris:

• Către Utilizator: prin e-mailul furnizat la înregistrare sau prin mesaje „push” în cadrul Aplicației.
• Către Prestator: la adresa de e-mail oficială specificată în secțiunea „Contact” a Aplicatiei – contact@drforms.ro
• Se consideră că notificarea a fost recepționată în prima zi lucrătoare de după transmiterea e-mailului.

21.5. Nepunerea în executare: Dacă Prestatorul nu acționează imediat împotriva unei încălcări a acestor Termeni de către Utilizator, acest lucru nu înseamnă că Prestatorul renunță la drepturile sale sau că acceptă încălcarea respectivă pe viitor.

21.6. Acceptarea prin utilizare: Utilizatorul confirmă că a citit, a înțeles și este de acord cu toți termenii prezentați în acest document. Simpla bifare a căsuței „Sunt de acord cu Termenii și Condițiile” și utilizarea efectivă a Aplicației reprezintă un consimțământ valabil și o semnătură electronică, având aceeași forță juridică cu un contract semnat olograf.